２　受領した文書等のうち、特別送達、書留、現金書留、書留小包、配達証明及び配達記録郵便による文書については特殊文書受領簿（様式第１号）に必要な事項を記載しなければならない。

３　郵便料金が未納又は不足である郵便物は、公務に関するものと認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って受領することができる。

（文書等の配付）

第７条　文書管理担当課において受領した文書等は、関係課に閉封のままで配付するものとする。ただし、開封しないと配付先が判明しないときは開封の上配付するものとする。

２　前条第２項により受領した文書等を関係課へ配付するときは、当該関係課の受領印を徴するものとする。

（文書等の収受）

第８条　各課等において、前条の規定により配付を受け、又は直接受領した文書等を次に定める手続により収受する。

(１)　文書主任は、文書等を開封し、点検の上収受すべき文書等はこれに収受印（様式第２号）を押印し、収受すべきでない文書等はその理由を記載した付せんを付けて直ちに文書管理担当課に送付する。

(２)　文書主任は、文書処理簿（様式第３号）に必要事項を記載するとともに、簡易処理票（様式第４号）により課等の長の閲覧に供さなければならない。ただし、供覧後の処理が必要でない通知書、案内書その他これらに類する軽易な文書で原則として保存期間が１年以内のもの及び新聞、雑誌、冊子その他これらに類する印刷物については、文書処理簿及び簡易処理票への記載を省略することができる。

２　課等の長は、収受文書のうち重要なものについては、村長及び副村長に供覧する手続を取らなければならない。

第３章　文書の処理

（文書処理の原則）

第９条　文書の処理は、すべて課等の長が中心となり、絶えず文書の迅速な処理に留意し、案件が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。

（文書処理の指示）

第10条　課等の長は、収受の手続を終えた文書について、自ら起案する必要のあるものを除き、処理の方針及び処理期限を示して当該事務を担当する者（以下「担当者」という。）に回付しなければならない。

２　担当者は、文書処理簿に処理期限を記入しなければならない。

３　文書処理簿に記載された文書については、担当者は、決裁完了、発送完了等適当な時点で文書処理簿に処理日を記入しなければならない。

（起案の方法）

第11条　文書の起案は、次に掲げる場合を除き、起案用紙（様式第５号）を用いて行わなければならない。

(１)　庁内の連絡など軽易な事案の処理を行う場合であって、文書の余白に朱書して処理できるもの又は簡易処理票を添付して起案できるとき。

(２)　定例的に取り扱う事案の処理であって、文書管理担当課長とあらかじめ協議して定めた用紙又は簿冊により処理できるとき。

２　文書の起案を行うときは、文書処理簿にその旨を記載しなければならない。ただし、前項第２号に係るものは、その記載を省略することができる。

（起案文書の作成）

第12条　文書の起案は、次の要領により行わなければならない。

(１)　内容のよくわかる題名を付けること。

(２)　文章は、わかりやすく、簡潔に、必要に応じて箇条書にすること。

(３)　必要に応じ、起案理由その他参考となる事項を記載し、関係書類を添付すること。

(４)　経費を伴う事案については、予算との関係を明らかにすること。

(５)　用字、用語等は常用漢字表（昭和56年内閣告示第１号）、現代仮名遣い（昭和61年内閣告示第１号）、及び送り仮名の付け方（昭和48年内閣告示第２号）によること。

（文書分類項目及び保存期間）

第13条　文書の起案を行う場合又は第８条第１項第２号前段に規程する文書を収受した場合は、当該文書に添付する簡易処理表等に、文書分類項目及び保存期間を記載しなければならない。

２　前項の文書分類項目及び保存期間は、別に定める文書分類表及び文書の保存期間の基準に従い、課等の長が文書管理担当課長と協議して定めなければならない。

３　各課等の長は、文書管理の徹底を図るため、毎会計年度の当初に文書分類表（様式第６号）を作成し、その写しを文書管理担当課長に提出しなければならない。

４　各課等の長は、年度途中に新たな文書が発生することとなったときは、その都度文書管理担当課長と協議して文書分類項目及び保存期間を定め、文書分類表を修正するものとする。

（起案文書の審査）

第14条　起案文書は、次に掲げる事項について各課等の文書主任の審査を受けた後でなければ回議の手続を行ってはならない。

(１)　起案文書の件名、起案年月日、文書の記号

(２)　別に定める文書分類表に基づく文書分類コード及び保存年限

(３)　決裁権者

(４)　公開又は非公開の区分

(５)　形式、用語、用字等

２　文書主任は、前項の審査の結果、適正と認めるときは、確認印を押印しなければならない。

３　法規主任は、第５条の２第３項第１号に係る起案文書を審査し、適正と認めるときは、確認印を押印しなければならない。

（回議及び合議）

第15条　起案文書の回議及び合議については、千早赤阪村事務決裁規程（平成25年千早赤阪村規程第３号。以下「規程」という。）に定めるもののほか、次の各号により行わなければならない。

(１)　回議又は合議を受けた者は、その回議又は合議が速やかに完了するよう努めなければならない。

(２)　回議又は合議の結果、起案文書の内容を変更し、又は廃案した場合は、回議又は合議の終わった関係課長、決裁権者等に通知しなければならない。

(３)　起案文書のうち重要なもの若しくは秘密の取扱いを要するもの又は特に急を要するもので、持ち回りを必要とするときは、起案文書の内容を説明できる者が持ち回らなければならない。

（後閲）

第16条　規程第10条から第13条までの規定により代決した文書を、事後閲覧に供しようとするときは、代決者はその文書の上欄余白に「後閲」と朱書しなければならない。

（決裁文書の処理）

第17条　決裁の終わった文書の起案用紙の所定の欄に、決裁年月日、文書記号、文書番号を記載するとともに、文書処理簿又は文書管理担当課に置く例規番号簿（様式第７号）若しくは指令番号簿（様式第８号）に必要な事項を記載するものとする。

（文書の記号及び番号）

第18条　文書記号は、「千赤」の次に所管課の頭字１字を加えたものとする。ただし、文書の施行上、特に必要があると認めるときは、所管課の頭文字に代えて主管課長と文書管理担当課長とが協議して定める文字を用いることができるものとする。

２　条例、規則、訓令、達、公告、告示及び指令に係る文書の記号は、当該文字の前に「千早赤阪村」を加えたものとする。ただし、指令の場合は、「千早赤阪村指令」の次に所管課の頭字１字を加えるものとし、文書の施行上、特に必要があると認めるときは、所管課の頭文字に代えて主管課長と文書担当課長とが協議して定める文字を用いることができるものとする。

３　文書番号は、１会計年度を通じ課ごとに１文書番号とする。ただし、同一の文書題名で１会計年度を通じ多量に処理するものについては、当該文書番号の枝番号を用いることができる。

（未完結文書の処理の促進）

第19条　各課等の長は、文書主任に文書処理簿を点検させ、文書処理の促進を図らなければならない。

第４章　文書の施行

（文書の浄書）

第20条　施行する文書は、主管課において浄書するものとする。

（公印の押印等）

第21条　施行する文書で浄書したものについては、決裁文書を添えて、公印及び契印の押印を文書管理担当課長に申し出なければならない。

２　文書管理担当課長は、前項の申し出があったときは決裁文書と照合して相違のないことを確認の上、公印及び契印を押印しなければならない。

３　第１項の規定にかかわらず、軽易な文書その他性質又は内容により公印又は契印の押印を要しない文書については、公印若しくは契印又はその両方を省略することができる。

（文書等の発送）

第22条　文書等の発送は、主管課において行うものとし、郵送することを要するものは、郵便料金受払簿（様式第９号）に所定の事項を記載しなければならない。

２　文書の発送が済んだものについては、文書処理簿及び起案用紙（第11条第１項第１号の場合は、簡易処理票）の施行・発送日欄に発送日を記入しなければならない。

（事務の広域処理の取扱い）

第22条の２　事務の広域処理を行う場合の文書の取扱い等については、特段の定めがあるもののほか、富田林市の取扱いの例によるものとする。

２　事務の広域処理を行う場合においては、この規程に定める様式にかかわらず、富田林市の様式を用いることができる。

第５章　文書の保管及び保存

（文書の分類及び保存期間）

第23条　文書の保存期間は、その文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の４月１日から起算する。ただし、歳入又は歳出に係る文書については、当該歳入又は歳出の属する会計年度の翌年度の６月１日から起算する。

（完結文書の編集及び保管）

第24条　完結文書の編集及び保管は、次に掲げるところによる。

(１)　文書分類表に基づき簿冊ごとに完結日順に編集すること。

(２)　暦年で編集する必要のあるものを除き、会計年度ごとに編集すること。

(３)　会計年度を超えて処理した文書は、その文書が完結した会計年度に編集すること。

(４)　簿冊の厚さは、原則として10センチメートル以下とし、必要に応じて数年度分を合冊し、又は分冊すること。

(５)　簿冊ごとにその目次となる簿冊内容件名簿を作成し、当該簿冊の最初の頁に綴ること。

(６)　簿冊に表紙及び背表紙（様式第10号）を付し、文書分類コード、保存年限、年度、簿冊名称、主管課その他必要な事項を記載すること。

(７)　簿冊によりがたい文書にあっては、文書保存箱（様式第11号）に収納すること。

２　完結文書は、文書の発生した課等において保存期間起算日以後１年間保管しなければならない。

（文書目録等の作成）

第25条　各課等の長は、前条第１項の規定により編集した簿冊の保管文書目録（様式第12号。文書目録名は、保管、引継、延長保管、保存期間延長及び廃棄のうち、該当する目録名をいう。）及び簿冊内容件名簿（様式第13号）を作成し、文書が完結した会計年度の翌年度の６月20日までに文書管理担当課長及び情報公開担当課長に提出しなければならない。

２　文書の保管期間中に前項の規定により提出した保管文書目録又は簿冊内容件名簿に変更が生じた場合は、速やかに文書管理担当課長に通知しなければならない。

（文書の引継ぎ等）

第26条　各課等の長は、保管期間が終了し更に保存の必要がある文書は、６月20日までに引継文書目録及び簿冊内容件名簿を添えて文書管理担当課長に引き継がなければならない。ただし、出先機関にあっては、文書管理担当課長があらかじめ指定した場所に置き換えて保存するものとする。

２　常用文書以外に各課等での保管期間が終了した文書を延長して保管しようとするときは、延長保管文書目録を提出し、文書管理担当課長の承認を受けなければならない。

３　文書管理担当課長又は出先機関の長は、第１項の規定により引継ぎを受け、又は置換えを行った保存文書を適当な区分により整理し、及び保存しなければならない。

４　文書管理担当課長は、第１項及び第２項の規定により提出された引継文書目録、簿冊内容件名簿及び延長保管文書目録の写しを情報公開担当課長に送付する。

（引継ぎ文書の審査）

第27条　文書管理担当課長は、文書の引継ぎを受けたときは、その区分、製冊、保存年限等の適否について審査しなければならない。

２　文書管理担当課長は、前項の規定による審査の結果不適当なものがあるときは、その修正又は補充を求めることができる。

（保存文書の借覧及び閲覧）

第28条　執務のため保存文書の借覧又は閲覧をしようとするときは文書管理担当課に備付けの保存文書（借覧・閲覧）申請書（様式第14号）に必要事項を記入しなければならない。

２　借覧又は閲覧をしようとする者の属する課等以外の課等から引き継がれた文書の借覧又は閲覧をする場合は、引継元の課等の長の承認印のある保存文書を文書管理担当課長に提出しなければならない。

３　前２項の規定による文書の借覧期間は７日以内とし、その期間を経過してなお引き続き借覧する必要があるときは、更新の手続をしなければならない。

４　文書管理担当課長は、前項の借覧期間中に借覧している文書が必要になったときは、当該文書の返還を求めることができる。

（禁止事項）

第29条　保存文書はこれを抜き取り、取り替え、添削し、又は転貸してはならない。

（文書の廃棄）

第30条　文書管理担当課長は、保存期間が満了した分の廃棄の決定を行い、適正に処分しなければならない。ただし、歴史的文化的価値を有するものについては、教育委員会事務局教育課に引き継ぐものとする。

２　各課等の長は、保存期間が満了した保管文書及び保存文書に係る廃棄文書目録を６月20日までに文書管理担当課長に提出し、文書管理課長の指定する日に廃棄するものとする。

３　文書管理担当課長は、保存期間が満了した保管文書及び保存文書のうち、保存期間を延長して保管又は保存する必要があると認めるときは、関係する課等の長に保存期間延長文書目録を提出させるとともに、簿冊又は文書保存箱の記載内容を修正させるものとする。

４　文書管理担当課長は、前３項に規定する廃棄文書目録及び保存期間延長文書目録を速やかに情報公開担当課長に送付する。

第６章　補則

（調査等）

第31条　文書管理担当課長は、文書管理を適正かつ円滑に行うため必要があると認めるときは、各課等における文書管理の実態を調査し、又は各課等の長に報告を求め、若しくは改善のための指示を行う。

（細則）

第32条　この規程に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、村長が別に定める。

（施行期日等）

１　この規程は、平成12年４月１日から施行し、平成12年度の会計年度に係る文書から適用する。

（千早赤阪村文書規程の廃止）

２　千早赤阪村文書規程（昭和50年千早赤阪村規程第１号）は、廃止する。

附　則（平成17年９月29日規程第４号抄）

（施行期日）

１　この規程は、平成17年10月１日から施行する。

附　則（平成21年12月28日規程第２号抄）

（施行期日）

１　この規程は、平成22年１月１日から施行する。

附　則（平成23年１月４日規程第１号）

この規程は、公布の日から施行する。

附　則（平成23年３月31日規程第３号抄）

（施行期日）

１　この規程は、平成23年４月１日から施行する。

附　則（平成23年12月20日規程第８号）

この規程は、平成24年１月１日から施行する。

附　則（平成25年２月12日規程第２号）

この規程は、公布の日から施行する。

附　則（平成25年３月29日規程第３号抄）

（施行期日）

１　この規程は、平成25年４月１日から施行する。

附　則（平成25年３月29日規程第４号）

この規程は、平成25年４月１日から施行する。

附　則（平成30年４月23日規程第４号）

この規程は、公布の日から施行する。

附　則（平成30年10月31日規程第９号抄）

１　この規程は、平成30年11月１日から施行する。

附　則（令和３年３月31日規程第１号抄）

令和３年６月９日規程第４号

（施行期日）

１　この規程は、令和３年４月１日から施行する。

附　則（令和３年６月９日規程第４号）

この規程は、公布の日から施行し、改正後の行政組織の変更に伴う関係規程の整理に関する規程の規定は、令和３年４月１日から適用する。

附　則（令和４年３月22日規程第４号）

この規程は、公布の日から施行する。